1. Công việc hành chính tại Văn Phòng Chính
- Theo dõi và lưu trữ hợp đồng dịch vụ công ty ký kết với đối tác
- Theo dõi và xác nhận chi phí điện, chi phí gửi xe nhân viên HQ mỗi tháng cây xanh, nước uống HQ để làm việc với bên tòa nhà và báo lại cho Kế toán
- Theo dõi, đặt hàng và quản lý (cấp phát, thu hồi) đồng phục, bảng tên, namecard cho nhân viên (nhân viên mới, nhân viên tái ký, nhân viên nghỉ việc).
- Tiếp nhận và xử lý thông tin: Tiếp nhận các văn bản đến và gửi cho người phụ trách chuyên môn xử lý, sau đó gửi văn bản đi theo yêu cầu của người phụ trách. Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật
- Soạn thảo, quản lý, định dạng lưu trữ các biểu mẫu, quy định, quy trình của Công ty.
- Ghi nhận các ý kiến trong cuộc họp và soạn thảo biên bản họp.
- Phát hành các thông báo nội bộ như sắp xếp lịch trực tăng ca Lễ/Tết, lịch nghỉ và thưởng Lễ/Tết, sinh nhật nhân viên, truyền thông nội bộ,…
- Thực hiện các chế độ công đoàn cho nhân viên công ty: Hiểu hỉ, ốm đau, quà tặng Tết, lễ 8/3, 20/10,…kèm thiệp chúc mừng.
- Lập kế hoạch công việc hàng tháng, thực hiện báo cáo định kỳ trong cuộc họp tháng.
- Theo dõi thư từ công văn chuyển phát nhanh.
- Lập và đặt hàng văn phòng phẩm cho văn phòng chính và dự án.
2. Phối hợp cùng Phòng Nhân sự
- Thực hiện đăng tuyển, sàn lọc ứng viên, sắp xếp phỏng vấn, cập nhật đánh giá sau phỏng vấn và thông báo kết quả đến ứng viên sau khi tiếp nhận thông tin yêu cầu tuyển dụng từ Phòng Nhân Sự.
- Theo dõi, nhắc nhở thu thập và quản lý hồ sơ lao động của nhân viên mới theo danh sách Phòng Nhân sự cung cấp và chuyển giao cho Phòng Nhân Sự lưu trữ sau khi thu thập đầy đủ.
- Phối hợp cùng Phòng Nhân Sự Tổ chức các họat động thường niên của công ty: Khám sức khỏe, teambuilding, tiệc tất niên.
3. Phối hợp cùng Phòng Kế toán
- Lập dự toán tăng ca cho các dự án.
- Hỗ trợ công tác audit kế toán, hành chính tại dự án.
- Hỗ trợ kiểm tra các hồ sơ thanh toán tại văn phòng chính và dự án.